O que é Shadow IT?

Shadow IT, refere-se ao uso de sistemas, software, dispositivos ou aplicações tecnológicas dentro de uma organização sem a aprovação ou conhecimento do departamento de TI. Isto inclui, por exemplo, colaboradores que utilizam aplicações cloud pessoais, ferramentas de colaboração, ou dispositivos próprios para trabalhar, sem que estes sejam validados pela equipa de TI.

Este fenómeno tem vindo a crescer com a popularização das tecnologias móveis e serviços baseados na cloud, que facilitam o acesso rápido a ferramentas que podem parecer úteis, mas que fogem ao controlo institucional.

Quais os Riscos do Shadow IT?

O Shadow IT pode trazer vários riscos significativos para as organizações, nomeadamente:

1. Segurança da Informação: Aplicações ou serviços não autorizados podem não cumprir os padrões de segurança, expondo dados sensíveis a ataques, roubo ou perda.

2. Conformidade Legal: A utilização de software não aprovado pode violar normas de proteção de dados, como o RGPD, implicando multas e sanções legais.

3. Perda de Controle: A TI perde a visibilidade sobre as ferramentas utilizadas, dificultando a gestão de recursos, manutenção e suporte.

4. Ineficiência Operacional: Pode haver redundância de sistemas e incompatibilidades, prejudicando a produtividade e a integração dos dados.

5. Riscos Financeiros: Custos inesperados podem surgir devido a assinaturas de serviços não monitorizados ou necessidade de remediação de falhas.

Como Prevenir o Shadow IT?

Prevenir o Shadow IT não é apenas bloquear ferramentas, mas sim criar uma cultura de colaboração e segurança dentro da organização. Algumas estratégias eficazes incluem:

1. Educação e Sensibilização: Informar os colaboradores sobre os riscos associados ao uso de ferramentas não autorizadas e a importância da segurança dos dados.

2. Políticas Claras: Definir regras explícitas sobre o uso de dispositivos e aplicações externas, explicando quais são permitidas e sob que condições.

3. Facilitar o Acesso a Ferramentas Oficiais: Disponibilizar soluções tecnológicas intuitivas, seguras e que atendam às necessidades dos utilizadores para reduzir a procura por alternativas externas.

4. Monitorização Contínua: Implementar sistemas que detetem automaticamente o uso de software não autorizado na rede da empresa.

5. Envolver os Colaboradores: Criar canais para que os utilizadores possam sugerir ferramentas e aplicações que desejam usar, permitindo à TI avaliar e aprovar essas soluções.

O Shadow IT é um fenómeno que, apesar dos riscos, também pode indicar oportunidades de inovação dentro da empresa. Muitas vezes, os colaboradores recorrem a soluções alternativas porque sentem que as ferramentas oficiais não são suficientemente eficazes ou ágeis. Por isso, ouvir estes sinais pode ajudar a melhorar a infraestrutura tecnológica da organização.

Além disso, com o aumento do trabalho remoto, o Shadow IT tende a crescer, tornando a sua gestão ainda mais crítica. Investir em políticas flexíveis e em tecnologias de segurança adaptadas a ambientes híbridos é fundamental para equilibrar a autonomia dos colaboradores com a proteção dos ativos da empresa.